Tietosuojaseloste

Päivitetty: 21.11.2025

1. Yhteystiedot ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:
Reminet Oy
Y-tunnus: 3185419-9
Sähköposti: info@reminet.fi

Verkkosivut: www.reminet.fi

Tietosuojavastaava / vastuuhenkilö:
Kimmo Palo
kimmo.palo@reminet.fi

2. Rekisterit ja käsittelytoimet

Reminet Oy käsittelee henkilötietoja useissa eri rekistereissä, jotka liittyvät asiakas-, työntekijä-, IT- ja alihankintapalveluihin.
Kaikista rekistereistä on laadittu seloste käsittelytoimista (ROPA) ja tietovirta-kuvaukset, jotka ovat nähtävillä pyynnöstä.

Keskeiset rekisterit:

Asiakasrekisteri (yksityis- ja yritysasiakkaat, yhteyshenkilöt)
Henkilöstöpalveluiden rekisteri (työnhakijat, työntekijät, toimeksiannot)
IT-palveluiden käyttäjärekisteri
Alihankkija- ja kumppanirekisteri
Sopimus- ja laskutusrekisteri
Tietoturva- ja tukipyyntörekisteri
Koulutus- ja perehdytysrekisteri
Markkinointi- ja viestintärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tarkoitukset:

Asiakas-, työntekijä- ja sopimussuhteiden hallinta
Henkilöstöpalveluiden tuottaminen (rekrytointi, työsuhteiden hallinta, työntekijöiden sijoittaminen asiakasyrityksiin)
IT-palveluiden ja alihankintapalveluiden tuottaminen ja ylläpito
Käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta
Laskutus, kirjanpito ja lakisääteiset velvoitteet
Viestintä ja asiakaspalvelu
Palveluiden kehittäminen ja tietoturvan valvonta
Markkinointi ja suoramarkkinointi (vain suostumuksella)

Oikeusperusteet:

Sopimus ja sopimuksen täytäntöönpano
Lakiin perustuvat velvoitteet (esim. työlainsäädäntö, kirjanpitolaki)
Rekisteröidyn suostumus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito, palveluiden kehittäminen, tietoturvan varmistaminen)

4. Kerättävät henkilötiedot

Rekistereissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

Asiakkaat ja yhteyshenkilöt:

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
Yrityksen nimi, asema ja yhteystiedot
Sopimus- ja laskutustiedot
Yhteydenotot ja palveluhistoria

Työnhakijat ja työntekijät:

Nimi ja yhteystiedot
Henkilötunnus ja pankkitiedot (vain työsuhteissa)
Koulutus, työkokemus, osaamiset ja suositukset
Työsuhdetiedot (tehtävänimike, palkkatiedot, alkamis- ja päättymispäivä)
Työlupa, kansalaisuus ja verotustiedot
CV ja liitteet
Asiakasyritysten palautteet ja sijoitustiedot

Alihankkijat ja kumppanit:

Yrityksen ja yhteyshenkilön tiedot
Sopimus- ja laskutustiedot
Tietoturva- ja pätevyystiedot (jos soveltuu)

IT-palveluiden käyttäjät:

Käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet
Kirjautumis- ja lokitiedot
Tukipyyntöjen tiedot
IP-osoitteet ja selain- tai laitetiedot

5. Tietojen lähteet

Rekisteröity itse (esim. sopimus, yhteydenotto, työnhakemus, lomake)
Reminet Oy:n työntekijät ja järjestelmät
Asiakasyritykset ja yhteistyökumppanit
Viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa
Evästeet ja verkkosivujen analytiikka (Google Analytics)

6. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajille:

Reminet Oy:n asiakasyritykset ja yhteistyökumppanit (esim. henkilöstövuokraus- tai IT-projekteissa, vain sopimusperusteisesti)
Palkanlaskenta-, kirjanpito- ja taloushallintapalvelut
IT-palveluntarjoajat ja tietoturvapalvelut (esim. pilvipalvelut, sähköposti, tukijärjestelmät)
Viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai tietosuojan riittävyyspäätöstä.

Kaikilla alihankkijoilla on henkilötietojen käsittelysopimus (DPA), joka varmistaa tietosuojan tason.

7. Evästeet ja seuranta

Reminet käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkopalveluiden toimivuuden, käytettävyyden ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi.

Verkkosivustolla käytetään Google Analytics -analytiikkapalvelua, joka kerää tietoja esimerkiksi sivuston käytöstä, kävijämääristä, sivulatauksista ja teknisistä laitetiedoista (IP-osoite anonymisoituna, selain- ja laiteversiot). Google Analyticsin evästeet tallentuvat käyttäjän laitteelle, ellei käyttäjä estä niitä selaimen asetuksista.

Käyttäjä voi hallita ja estää evästeitä selaimen evästeasetuksista.

8. Automaattinen päätöksenteko ja tekoäly

Reminet ei käytä tekoälyä eikä automaattista päätöksentekoa henkilötietojen käsittelyssä, palveluiden ylläpidossa tai hallinnassa.
Kaikki henkilötietoja koskevat päätökset ja toimenpiteet tekee aina ihminen.

9. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

Asiakas- ja sopimustiedot: niin kauan kuin asiakkuus on voimassa ja kirjanpitolain edellyttämä aika (10 vuotta)
Työnhakija- ja työntekijätiedot: työsuhteen ajan ja lain edellyttämän ajan (esim. työlainsäädäntö ja vastuuajat)
Alihankkija- ja kumppanitiedot: sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen lainmukaisen säilytysajan
IT- ja tukipyyntötiedot: niin kauan kuin palveluiden ylläpito ja tietoturva sitä edellyttävät

Kun tiedot eivät enää ole tarpeellisia, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

10. Tietojen suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä, joissa on palomuurit, salaus ja vahva tunnistautuminen
Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa
Käyttöoikeudet rajataan tehtäväkohtaisesti
Tietojen siirto tapahtuu salattujen yhteyksien kautta
Kaikkia työntekijöitä ja alihankkijoita sitoo vaitiolovelvollisuus ja tietoturvasitoumus

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet:

Oikeus tarkastaa omat tietonsa
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Kaikki pyynnöt osoitteeseen: info@reminet.fi

12. Tietoturvaloukkaukset ja ilmoitusvelvollisuus

Reminet noudattaa GDPR:n artiklojen 33 ja 34 mukaisia tietoturvaloukkausten ilmoitus- ja dokumentointivelvoitteita.
Kaikki tietoturvaloukkaukset dokumentoidaan, arvioidaan ja ilmoitetaan tarvittaessa viranomaisille ja rekisteröidyille viipymättä.

13. Koulutus ja tietosuojan hallinta

Reminet kouluttaa sekä henkilöstöpalveluiden työntekijät, IT-henkilöstön että alihankkijat tietosuojaperiaatteisiin säännöllisesti.
Yritys ylläpitää tietosuojadokumentaatiota, joka sisältää:

Rekisterit ja ROPA-selosteet
DPA-sopimukset alihankkijoiden kanssa
DPIA-arvioinnit ja riskianalyysit
Koulutukset ja ohjeistukset
Tietoturvatoimenpiteet ja auditoinnit

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Reminet pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta, mikäli lainsäädäntö, viranomaisohjeistus tai yhtiön toiminta muuttuu.
Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa: reminet.fi/tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste